Переоцінити значення офісного паперу в трудові будні будь-яких організацій, підприємств, офісів, навчальних закладів, просто неможливо. Кожна сфера діяльності, в роботі якої передбачається фіксація і пересування будь-якої інформації, щодня потребує в цьому виді канцелярського товару.
За своїм призначенням офісний папір є матеріалом - носієм інформації, певного набору символів, які можуть бути нанесені на неї двома способами: механічний спосіб (за допомогою різної оргтехніки); Ні-механічний спосіб (рукописна запис).
Офісний папір призначений для:
Збереження (фіксації) і наочного відображення нанесеною на неї інформації
Створення копії документа
Нанесення цифрового зображення або тексту
Нетрадиційні способи використання (пап'є-маше, обгортка, підкладка і т.п.
Сфера застосування офісного паперу А4 неймовірно широка: відділи бухгалтерського обліку та звітності; навчальні заклади; комерційні офіси; банківські установи; всі відділення державних інстанцій (податкова інспекція, пенсійний фонд, паспортно-візові служби і т.д.), іншими словами, - офісний папір застосовується повсюдно.
Від білизни паперу залежить її здатність відображати і рівномірно розсіювати світло у всіх напрямках. Для того, щоб підвищити білизну паперу, світові виробники даного канцтовари, вдаються до використання в процесі виробництва фіолетового / синього барвника або ж додають до складу оптичний відбілювач.
Щільність вказує масу одного листа площею 1м ². Для лазерного друку оптимальної щільністю паперу є показник - 80-90 г / м ². Якщо щільність паперу буде сильно високою, то зростає ймовірність її застрявання в протяжливому тракті, при низькому показнику щільності, зростає ймовірність захоплення одночасно декількох листів або застрягання і розриву паперу.
Товщина офісного паперу безпосередньо залежить від її щільності, чим вище показник щільності, тим більше показник товщини паперу. Жорсткість - показник опору вигинає зусиллю. Електропровідність - даний показник забезпечує оптимальний перенесення тонера. Високий показник електропровідності стане причиною неякісного перенесення зображення на папір, занадто низький показник електропровідності є причиною «склеювання» листів під загрозою фізичної розправи статичної напруги.
Гладкість офісного паперу безпосередньо залежить від процесу каландрування - пропускання через спеціальну систему ущільнюючих валів. Від показника гладкості паперу безпосередньо залежить якість нанесеного на папір зображення.